Rebondir après la crise du Covid-19 :
Les 5 bonnes pratiques à adopter en communication

I – Revoir sa stratégie de communication

La période après le confinement va être un moment important pour les entreprises. Cela va commencer par une reprise de l’activité et un retour partiel des collaborateurs mais aussi parfois des clients. Il sera donc nécessaire de mettre en place une nouvelle stratégie de communication pour présenter le nouveau fonctionnement de l’entreprise. Dans votre stratégie, vous allez devoir définir différents aspects importants de la communication. Tout d’abord, quel vont être vos objectifs de communication pour la partie informationnelle mais aussi commerciale. Ensuite, vous allez devoir définir le message que vous souhaitez faire passer et quels supports (digital/print). Enfin, le plus important sera de définir un planning de diffusion ainsi que le budget pour chacune des actions.
La Freelancerie vous accompagne pour définir votre nouvelle stratégie de communication et optimiser au maximum sa performance.

II – Communiquer sur l’accueil de vos clients

L’un des points les plus importants ces prochaines semaines va être de communiquer auprès de vos clients et partenaires sur les nouvelles conditions d’accueil dans votre entreprise. Il s’agit de simplement présenter le nouveau dispositif mis en place pour favoriser les gestes barrières. Par exemple : la remise des document par mail et non en main propre, nettoyer les bureaux après chaque passage ou encore fournir des masques pour les rendez-vous…
Il s’agit ici de pouvoir rassurer les clients pour leur accueil au sein de votre entreprise et leur permettre de venir le plus sereinement possible. Il est indispensable de montrer que votre entreprise met tout en place pour le bien être de ses clients mais aussi pour celui de ses collaborateurs.
Lors de l’accueil dans les locaux de votre entreprises, il va être indispensable de définir des espaces d’accueils par un marquage au sol.
La Freelancerie est en mesure de vous créer des visuels et pictogrammes de sécurité à l’image de votre entreprise.

III – Valoriser son activité sur le web avec un site internet

La période de la crise sanitaire du Covid-19 a permis à certaines entreprises de se rendre compte de l’importance d’avoir un site internet. En effet, quelque soit la taille de votre entreprise, le site internet va vous permettre de présenter votre entreprise et d’avoir des points de contacts supplémentaires pour vos futurs clients. De plus, le site internet va permettre à des entreprises de types TPE ou PME de gagner en visibilité et de se positionner face à leurs concurrents. Votre site web peut avoir différentes formes. Il peut s’agir d’un site vitrine ou bien d’un site e-commerce. Le site vitrine est idéal pour les entreprises de services.
La création d’un site internet est une compétence parfois difficile à maîtriser lorsqu’il ne s’agit pas de votre domaine de prédilection. C’est pourquoi, il est important de se faire accompagner par des professionnels de la communication qui pourront mettre en place rapidement un site internet et parfois à moindre coût.

IV – Optimiser ses outils webmarketing :

La crise du Coronavirus a permis de montrer que le positionnement et la place des entreprises sur le web est important. En effet, pour les clients le seul moyen d’accès aux services ou produits d’une entreprise a été internet. Cela concerne les sites web mais aussi les réseaux sociaux. La Freelancerie va donc vous montrer les éléments à valoriser pour la partie webmarketing de votre entreprise.
Premièrement, le référencement naturel ou SEO (Search Engine Optimization) va permettre de se positionner dans les résultats de recherches de Google ou encore Bing. L’objectif est de pouvoir apparaître dans les premiers résultats de recherches. Le référencement naturel consiste alors à créer du contenu pertinent et inédit qui permettra à votre entreprise de se démarquer sur Google.
Deuxièmement, le référencement payant ou SEA (Search Engine Advertising) consiste à faire des annonces grâce à l’outil Google Ads et ainsi développer la visibilité de son entreprise. Google propose alors plusieurs formats de publicités : des campagnes dans le réseaux de recherches Google, des campagnes pour affichage d’un visuel dans une bannière (Display), des campagnes Google Shopping pour mettre en avant les produits ou encore des campagnes vidéos avec Youtube . Il va être important de définir un budget avant le lancement d’une campagne sur Google.
Troisièmement, les réseaux sociaux font partis des outils devenus indispensables dans la communication des entreprises. Il s’agit d’un moyen direct pour communiquer avec ses clients. Les réseaux sociaux vont permettre de communiquer en temps réel et informer rapidement. Selon, la catégorie des clients de votre entreprise il va être important de bien choisir vos réseaux sociaux. Par exemple, pour une communication en BtoC , il va être intéressant d’utiliser des réseaux sociaux tels que Facebook, Twitter ou encore Instagram . Pour une communication en BtoB , nous préconisons d’utiliser LinkedIn qui est, aujourd’hui, le réseaux social le plus performant dans le monde professionnel. Il va être important de bien définir sa stratégie de contenus social media pour toucher directement votre cible.

V – Se former pour maîtriser les bases de la communication

Certaines entreprises se sont retrouvées en difficultés face à la crise pour gérer leur communication. La crise sanitaire est un événement inédit qui a touché la grande majorité des entreprises. La communication digitale a donc été un élément important à ne pas négliger durant cette période. Il est intéressant de noter que les clients ont désormais adopté, par le digital, un nouveau mode d’obtention de l’information . C’est pourquoi, il va être indispensable pour une entreprise, quelque soit sa taille de se former aux outils de la communication . En effet, cela va vous permettre d’ être opérationnel en cas de situation de crise pour être toujours présent auprès de vos clients.
Le collectif de communication La Freelancerie vous accompagne dans votre formation autour des outils de la communication et s’adapte à vos envies d’apprentissages.

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// Quels sont les outils digitaux les plus utilisés
par les professionnels durant le confinement ?

Depuis quelques semaines maintenant une bonne partie des entreprises françaises sont en confinement et ont dû mettre en place une nouvelle organisation de télétravail. Afin de pouvoir poursuivre leur activité, de plus en plus d’entreprises ont commencé à s’organiser. Il a donc été important pour ces entreprises d’ équiper leurs salariés avec de nouveaux outils digitaux. La Freelancerie va vous présenter les outils digitaux les plus utilisés durant le confinement ainsi que leur intérêt pour votre activité .

Plateformes de communication et partage

→ Microsoft Teams  

Microsoft teams est une plateforme d’Office 365 qui va permettre de faciliter le travail d’équipe . En effet, cette plateforme permet naturellement d’utiliser l’outil de visio pour échanger en direct avec ses collaborateurs. Mais Microsoft Team va également permettre de faire un partage de fichier et un Chat en direct . Vous avez la possibilité d’utiliser des logiciels comme Word, Excel, PowerPoint ou encore Microsoft Forms. Il est intéressant de noter que cet outil permet un partage d’écran en direct . Depuis peu, la plateforme Microsoft Teams a intégrer un système de floutage de l’arrière plan de l’image. Cette fonctionnalité permet de focaliser l’image uniquement sur la personne qui parle à l’écran.
Comment l’utiliser dans votre activité ?
L’outil Microsoft Teams vous permet de créer des équipes au sein de la plateforme . Vous pouvez donc répartir vos collaborateurs dans différentes équipes selon leurs services respectifs. Par exemple : service communication, pôle administratif, service commercial…

→ Google Drive  

Google Drive est l’ une des plateformes les plus importantes du moment . En effet, Google a conçu un système qui permet d’intégrer de nombreuses fonctionnalités grâce à un simple compte. Tout d’abord, avec Google Drive vous pouvez stocker des documents , en créer (Docs, Sheet, Slide) et même les partager avec vos collègues de bureau. De plus, ces outils vous permettent également d’être à plusieurs sur un même document pour travailler en simultané . Ensuite, parmi les outils collaboratifs de Google on retrouve Hangouts et Meet. C’est deux plateformes vont vous permettrent de mettre en place des visioconférences avec vos collaborateurs . Enfin, tout comme Microsoft, Google vous permet d’avoir une boite mail pour centraliser l’ensemble de vos contacts.
Comment mettre en place un Google Drive ?
Pour avoir accès à la plateforme Google Drive, il vous suffit simplement de créer un compte Google qui vous donnera accès à Google Drive mais aussi à votre messagerie Gmail et aux autres outils comme Hangouts, Google Docs ou encore Google Sheet.

Outils de répartition des missions

→ Trello 

Trello est un outil gratuit déjà très utilisé dans les entreprises. En effet, il est reconnu pour sa simplicité et sa prise en main rapide . Cet outil présente différentes fonctions qui se caractérisent par des tableaux de suivi et de validation . Tout d’abord, cet outil peut être utilisé pour le suivi et la mise en place d’un projet en équipe et donc de se répartir les tâches entre l’ensemble des collaborateurs. Ensuite, Trello peut également être utilisé sous forme de To Do List . C’est-à-dire, que l’on peut lister les différentes tâches que l’on a à effectuer et les classer selon leur état d’avancement. L’avantage de Trello c’est que l’on peut facilement classer les éléments grâce à un système de repères par couleur.
Pourquoi mettre en place Trello ?
La mise en place de Trello va permettre d’avoir un suivi à distance de l’état d’avancement des projets et missions de son équipe. Cela permet de faire un point sur le télétravail réalisé et ce qu’il reste à faire pour assurer la bonne organisation du travail en équipe.

→ Freedcamp 

Freedcamp est un outil gratuit totalement dédié à la gestion de projet. En effet, cet outil permet d’avoir une vue global sur un projet, l’ensemble des tâches à effectuer et bien sûr quelle personne doit s’en occuper. Freedcamp présente de nombreuses fonctionnalités comme la gestion des dates butoirs de chaque étape et un système d’alerte lorsque ces dates arrivent à échéance. Freedcamp est un outil qui permet également de mettre en place une To Do List pour les collaborateurs en fonction de leurs missions en lien avec le projet.
Quel intérêt de poursuivre les projets en période de confinement ?
La période de confinement va vous permettre de rattraper le retard sur certains projets et de vous mettre à jour dans votre travail. Freedcamp va vous aider à assurer la réalisation à distance de vos projets avec vos équipes.

Plateformes de transfert de documents lourds

→ Wetransfer  

Wetransfer est également un outil déjà très utilisé dans les entreprises mais il peut être une bonne alternative lorsque votre entreprise n’a pas mis en place de plateforme collaborative comme Google Drive ou Microsoft Teams. De plus, il est important d’avoir à l’esprit que certaines boîtes mails ont une capacité maximum pour les pièces jointes. Wetransfer est donc une bonne option pour le partage de fichiers avec ses collègues de bureau. Pour rappel, avec l’outil Wetransfer vous avez deux fonctionnalités. La première, vous pouvez envoyer directement le document sous forme de mail. La deuxième fonctionnalité est que vous pouvez partager un lien qui va directement rediriger sur Wetransfer. Attention, il est important d’avoir à l’esprit que le partage d’un document par Wetransfer est valable 7 jours.
Quelle fonctionnalité choisir pour être efficace ?
Il va être conseiller de favoriser le partage de documents à partir d’un lien. En effet, vous allez pouvoir intégrer le lien dans votre mail et personnaliser le mail avec des explications sur le document.

→ Smash  

Smash est un outil made in France présentant de nombreuses fonctionnalités permettant de favoriser un télétravail efficace. En effet, lors de l’utilisation il vous suffit simplement de déposer votre fichier sur la plateforme, de choisir un destinataire et de l’envoyer. Smash vous permet de personnaliser votre message et le destinataire a également la possibilité de visualiser votre document avant de le consulter. En plus de ces fonctionnalités, Smash vous offre la possibilité d’ajouter une protection à votre fichier à l’aide d’un mot de passe.
Contrairement à Wetransfer, Smash permet de conserver en ligne les documents pendant une durée de 14 jours.
Pourquoi choisir Smash ?
Smash est un outil très performant vous offrant de nombreuses fonctionnalités. De plus, il n’y a pas de limite de poids au niveau de fichier. Ceci va vous permettre de transférer tout type de document à vos collaborateurs, prestataires ou clients.

Pour conclure,

L’objectif pendant cette période de confinement et de télétravail est de garder au maximum le contact avec son équipe et ses collaborateurs pour éviter qu’ils se sentent isolés de l’entreprise. Le télétravail peut parfois être mal vécu par certaines personnes, il est donc important de pouvoir les accompagner avec des outils performant et simple d’utilisation. L’intérêt est de pouvoir poursuivre l’activité de votre entreprise le plus sereinement possible grâce aux outils digitaux .

Article rédigé par Brice (La Freelancerie).

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// Faut-il négliger le Print au profit du digital dans sa communication ?

Aujourd’hui, lorsque l’on met en place une stratégie de communication, il est important d’inclure les supports liés au digital. En effet, ils vont permettre de bénéficier d’une visibilité plus importante. Cependant, il est essentiel de ne pas négliger les supports Print (flyers, brochures, catalogues…). Ces supports vont apporter une valeur ajoutée à votre communication.

Découvrez les conseils de La Freelancerie sur l’utilité des supports de communication Print.

Le Print : Une communication durable

Beaucoup d’entreprises se posent la question de devoir conserver les supports de communication Print dans leur stratégie. Aujourd’hui, il est important d’avoir à l’esprit que les supports papiers ont de nombreux avantages. En effet, ce sont des éléments tangibles et qui permettent encore de se distinguer par leur design et leur contenu. De plus, les clients et prospects sont beaucoup sollicités par les publicités digitales comme les e-mailings et publicités sponsorisées sur les réseaux sociaux. Ensuite, le taux de mémorisation d’un support Print est 3 à 4 fois plus important qu’un contenu digital.

Nous pouvons valoriser le fait que les supports Print sont une valeur ajoutée à votre entreprise. Par conséquent, avec des supports papiers vous allez vous positionner dans une communication “durable”. C’est-à-dire, une communication qui s’inscrit dans le temps et qui reste dans l’esprit des consommateurs. Parmi l’ensemble des supports de communication Print, on va retrouver la traditionnelle carte de visite. Celle-ci va être généralement conservée car elle contient des coordonnées d’un interlocuteur. Il y a également les flyers, brochures et catalogues. Parfait pour de donner des informations complémentaires sur votre entreprise, vos produits, vos services et vos offres.

La communication Print va également concerner l’affichage publicitaire (4×3, abribus, Colonne Morris) mais aussi les insertions presses. En règle générale, une campagne d’affichage va avoir un impact sur votre activité. Elle va s’intégrer dans le quotidien des consommateurs et répondre à un besoin. En ce qui concerne l’insertion presse, ce type de communication est intéressant car, il y une reprise en main de la revue ou du magazine par les consommateurs.

Comment lier communication digitale et communication Print ?

Ne pas négliger sa communication Print est important. Mais ce qui va rendre votre communication encore plus pertinente, c’est de pouvoir lier le Digital et le Print dans votre stratégie. En effet, que vous ayez un site e-commerce ou un site vitrine, il est essentiel de se positionner dans les résultats de recherche et mettre en avant ses produits ou services. Lors d’une recherche d’informations sur un produit ou un service, il y a de fortes chances que le client se rende sur Google pour obtenir des renseignements complémentaires. C’est pourquoi il va être indispensable d’avoir un bon référencement naturel (SEO) mais aussi d’être en cohérence entre vos supports Print et votre communication digitale. Cette cohérence va passer par le design, la charte graphique, les contenus (prix, caractéristiques…) et les valeurs de l’entreprise dans l’accompagnement.

Par exemple, pour un site e-commerce, il va être intéressant de mettre en place une offre promotionnelle (offre : WEB20 pour une réduction de 20% sur le prix d’un produit) sur une campagne d’affichage et ainsi générer du trafic sur le site internet. De plus, grâce aux ventes effectuées avec ce code promotionnel vous allez avoir des statistiques précises sur les résultats de la campagne d’affichage et ainsi connaître votre Retour sur Investissement (ROI)

Article rédigé par Brice (La Freelancerie).

Le conseil de La Freelancerie :

La Freelancerie vous conseille de ne pas laisser de côté vos supports Print (flyers, brochures, catalogues) et de trouver une corrélation avec votre stratégie digitale (Réseaux sociaux, site
internet).
La Freelancerie est en mesure de vous accompagner pour réaliser vos supports Print, votre stratégie digitale et ainsi faire une liaison entre ces deux univers de la communication.

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