Quels sont les outils digitaux les plus utilisés par les professionnels durant le confinement

Quels sont les outils digitaux les plus utilisés par les professionnels durant le confinement

// Quels sont les outils digitaux les plus utilisés
par les professionnels durant le confinement ?

Depuis quelques semaines maintenant une bonne partie des entreprises françaises sont en confinement et ont dû mettre en place une nouvelle organisation de télétravail. Afin de pouvoir poursuivre leur activité, de plus en plus d’entreprises ont commencé à s’organiser. Il a donc été important pour ces entreprises d’ équiper leurs salariés avec de nouveaux outils digitaux. La Freelancerie va vous présenter les outils digitaux les plus utilisés durant le confinement ainsi que leur intérêt pour votre activité .

Plateformes de communication et partage

→ Microsoft Teams  Microsoft Teams — Wikipédia

Microsoft teams est une plateforme d’Office 365 qui va permettre de faciliter le travail d’équipe . En effet, cette plateforme permet naturellement d’utiliser l’outil de visio pour échanger en direct avec ses collaborateurs. Mais Microsoft Team va également permettre de faire un partage de fichier et un Chat en direct . Vous avez la possibilité d’utiliser des logiciels comme Word, Excel, PowerPoint ou encore Microsoft Forms. Il est intéressant de noter que cet outil permet un partage d’écran en direct . Depuis peu, la plateforme Microsoft Teams a intégrer un système de floutage de l’arrière plan de l’image. Cette fonctionnalité permet de focaliser l’image uniquement sur la personne qui parle à l’écran.
Comment l’utiliser dans votre activité ?
L’outil Microsoft Teams vous permet de créer des équipes au sein de la plateforme . Vous pouvez donc répartir vos collaborateurs dans différentes équipes selon leurs services respectifs. Par exemple : service communication, pôle administratif, service commercial…

→ Google Drive  Problèmes ou pannes de Google Drive? Statut actuel | Downdetector

Google Drive est l’ une des plateformes les plus importantes du moment . En effet, Google a conçu un système qui permet d’intégrer de nombreuses fonctionnalités grâce à un simple compte. Tout d’abord, avec Google Drive vous pouvez stocker des documents , en créer (Docs, Sheet, Slide) et même les partager avec vos collègues de bureau. De plus, ces outils vous permettent également d’être à plusieurs sur un même document pour travailler en simultané . Ensuite, parmi les outils collaboratifs de Google on retrouve Hangouts et Meet. C’est deux plateformes vont vous permettrent de mettre en place des visioconférences avec vos collaborateurs . Enfin, tout comme Microsoft, Google vous permet d’avoir une boite mail pour centraliser l’ensemble de vos contacts.
Comment mettre en place un Google Drive ?
Pour avoir accès à la plateforme Google Drive, il vous suffit simplement de créer un compte Google qui vous donnera accès à Google Drive mais aussi à votre messagerie Gmail et aux autres outils comme Hangouts, Google Docs ou encore Google Sheet.

Outils de répartition des missions

→ Trello Trello, Logo, Mou PNG - Trello, Logo, Mou transparentes | PNG gratuit

Trello est un outil gratuit déjà très utilisé dans les entreprises. En effet, il est reconnu pour sa simplicité et sa prise en main rapide . Cet outil présente différentes fonctions qui se caractérisent par des tableaux de suivi et de validation . Tout d’abord, cet outil peut être utilisé pour le suivi et la mise en place d’un projet en équipe et donc de se répartir les tâches entre l’ensemble des collaborateurs. Ensuite, Trello peut également être utilisé sous forme de To Do List . C’est-à-dire, que l’on peut lister les différentes tâches que l’on a à effectuer et les classer selon leur état d’avancement. L’avantage de Trello c’est que l’on peut facilement classer les éléments grâce à un système de repères par couleur.
Pourquoi mettre en place Trello ?
La mise en place de Trello va permettre d’avoir un suivi à distance de l’état d’avancement des projets et missions de son équipe. Cela permet de faire un point sur le télétravail réalisé et ce qu’il reste à faire pour assurer la bonne organisation du travail en équipe.

→ Freedcamp Freedcamp, Basecamp Classique, Logo PNG - Freedcamp, Basecamp ...

Freedcamp est un outil gratuit totalement dédié à la gestion de projet. En effet, cet outil permet d’avoir une vue global sur un projet, l’ensemble des tâches à effectuer et bien sûr quelle personne doit s’en occuper. Freedcamp présente de nombreuses fonctionnalités comme la gestion des dates butoirs de chaque étape et un système d’alerte lorsque ces dates arrivent à échéance. Freedcamp est un outil qui permet également de mettre en place une To Do List pour les collaborateurs en fonction de leurs missions en lien avec le projet.
Quel intérêt de poursuivre les projets en période de confinement ?
La période de confinement va vous permettre de rattraper le retard sur certains projets et de vous mettre à jour dans votre travail. Freedcamp va vous aider à assurer la réalisation à distance de vos projets avec vos équipes.

Plateformes de transfert de documents lourds

→ Wetransfer  WeTransfer dans le Mac App Store

Wetransfer est également un outil déjà très utilisé dans les entreprises mais il peut être une bonne alternative lorsque votre entreprise n’a pas mis en place de plateforme collaborative comme Google Drive ou Microsoft Teams. De plus, il est important d’avoir à l’esprit que certaines boîtes mails ont une capacité maximum pour les pièces jointes. Wetransfer est donc une bonne option pour le partage de fichiers avec ses collègues de bureau. Pour rappel, avec l’outil Wetransfer vous avez deux fonctionnalités. La première, vous pouvez envoyer directement le document sous forme de mail. La deuxième fonctionnalité est que vous pouvez partager un lien qui va directement rediriger sur Wetransfer. Attention, il est important d’avoir à l’esprit que le partage d’un document par Wetransfer est valable 7 jours.
Quelle fonctionnalité choisir pour être efficace ?
Il va être conseiller de favoriser le partage de documents à partir d’un lien. En effet, vous allez pouvoir intégrer le lien dans votre mail et personnaliser le mail avec des explications sur le document.

→ Smash  Conditions d'utilisation — Smash : transfert de fichiers

Smash est un outil made in France présentant de nombreuses fonctionnalités permettant de favoriser un télétravail efficace. En effet, lors de l’utilisation il vous suffit simplement de déposer votre fichier sur la plateforme, de choisir un destinataire et de l’envoyer. Smash vous permet de personnaliser votre message et le destinataire a également la possibilité de visualiser votre document avant de le consulter. En plus de ces fonctionnalités, Smash vous offre la possibilité d’ajouter une protection à votre fichier à l’aide d’un mot de passe.
Contrairement à Wetransfer, Smash permet de conserver en ligne les documents pendant une durée de 14 jours.
Pourquoi choisir Smash ?
Smash est un outil très performant vous offrant de nombreuses fonctionnalités. De plus, il n’y a pas de limite de poids au niveau de fichier. Ceci va vous permettre de transférer tout type de document à vos collaborateurs, prestataires ou clients.

Pour conclure,

L’objectif pendant cette période de confinement et de télétravail est de garder au maximum le contact avec son équipe et ses collaborateurs pour éviter qu’ils se sentent isolés de l’entreprise. Le télétravail peut parfois être mal vécu par certaines personnes, il est donc important de pouvoir les accompagner avec des outils performant et simple d’utilisation. L’intérêt est de pouvoir poursuivre l’activité de votre entreprise le plus sereinement possible grâce aux outils digitaux .

Article rédigé par Brice (La Freelancerie).


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